はじめに
「提案資料の作成に追われて、本来の業務に集中できない…」
「社内向けプレゼン資料をもっとわかりやすく作りたいけど、毎回時間がかかる…」
こうした悩みを抱えるビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。近年、急速に注目を集めている生成AI（Generative AI）は、こうした課題の解決に大きな可能性をもたらしています。なかでも、OpenAIの「ChatGPT」はその代表格であり、資料作成の生産性を大幅に高めるツールとして多くの企業が導入を検討し始めています。
本記事では、「資料作成を生成AIで効率化したい」という方向けに、業界別の具体的な活用事例を紹介しながら、ChatGPTがどのように役立つのか、また効果的な使い方や注意点についても詳しく解説します。
ChatGPTとは？資料作成に使える理由
まずはChatGPTの概要と、なぜ資料作成に向いているのかを確認しておきましょう。
ChatGPTの概要
ChatGPTは、OpenAIが開発した大規模言語モデルで、自然な文章生成や会話が得意です。ユーザーが入力した質問や命令（これを「プロンプト」といいます）に対して、人間らしい文章で回答を返してくれます。2024年現在では、情報収集、要約、文章作成、構成案の作成、さらにはスライド案の生成まで、多様な業務を支援できるツールとして幅広く活用されています。
資料作成に向いている理由
ChatGPTが資料作成に強いのは、以下のような特徴があるためです。
- 構成力がある：論理的な構成を自動で組み立てられる
- 多様な文体に対応：カジュアルからビジネス調まで書き分けが可能
- 情報の要約と再構成が得意：大量の文章から重要なポイントを抽出
- インタラクティブ性：質問に答える形で精度を高めていける
たとえば、ChatGPTに「新製品の提案資料を作って」と依頼すれば、目的やターゲットに応じた構成案を提案してくれるだけでなく、各スライドに書く内容のドラフトも作ってくれます。
業界別・ChatGPTによる資料作成の活用事例
続いて、実際にどのような業界でChatGPTが資料作成に使われているのかを見ていきましょう。ここでは代表的な4業界にフォーカスして紹介します。
【1】営業・マーケティング業界：提案資料とプレゼンが劇的に速くなる
活用例：
- 提案資料の構成案とコピーライティング
- 顧客別のカスタマイズされたプレゼン資料
- マーケット分析資料の要約とポイント抽出
実際の使い方：
営業担当が「A社向けに提案するDX支援サービスの概要資料を作りたい」と考えたとき、ChatGPTに以下のようなプロンプトを入力することで、構成から本文まで提案してもらえます。
「中小企業向けDX支援サービスの提案資料を作りたいです。目的は受注。スライド構成案を10枚分、見出しと要点付きで出してください。」
さらに、サービスの強みや競合比較、導入後の成果予測なども、事前に社内の資料を渡すことで、精度の高いコンテンツに仕上げることが可能です。
【2】教育・研修業界：研修資料や講義ノートの効率化
活用例：
- 研修カリキュラムの草案作成
- 講義用スライドの要約や補足資料生成
- ワークショップ用の設問案や事例の作成
実際の使い方：
講師や人材開発部門が「新人向けビジネスマナー研修の資料を作りたい」といった場合、ChatGPTにこう依頼できます。
「新入社員向けのビジネスマナー研修資料を作りたい。90分の研修で、スライド構成案を作成してください。具体的な講義内容も含めて提案してほしいです。」
このような依頼をすれば、時間配分ごとのテーマや、具体的に話す内容までリストアップしてくれるので、ゼロから作るよりも圧倒的に速く、かつ漏れの少ない資料が仕上がります。
【3】コンサルティング業界：調査レポートや戦略資料のベース作成に
活用例：
- 調査データをもとにしたレポートの下書き
- SWOT分析・3C分析などフレームワークへの当てはめ
- 顧客への提案資料のストーリーボード作成
実際の使い方：
あるコンサルタントが「製造業クライアント向けに業界動向を整理した資料を作る必要がある」となった場合、ChatGPTに以下のように依頼可能です。
「日本の製造業（特に電子部品分野）について、2025年時点での業界動向・課題・成長機会をまとめてください。レポート形式で、タイトル・見出し付きでお願いします。」
ChatGPTはこれに対し、論理的な章構成と、それぞれの見出しに適した文章を生成してくれます。さらに社内のデータや統計を組み合わせれば、より深みのあるアウトプットが可能になります。
【4】人事・採用業界：説明資料や社内マニュアルを自動で草案化
活用例：
- 採用説明会用の会社紹介資料のテンプレ化
- 社内向けマニュアルや制度説明資料のドラフト生成
- 面接官向け質問リスト・評価基準の整備
実際の使い方：
人事部が「来月の会社説明会用にスライド資料を新しくしたい」と考えたとき、以下のように入力できます。
「新卒学生向けに当社の魅力を伝える会社説明会資料を作りたいです。企業理念、事業内容、キャリアパス、福利厚生、先輩社員の声などを含む構成を提案してください。」
ChatGPTは企業紹介資料の定番項目を含めた構成案を提示し、それぞれの項目に必要な文章例を添えて出力します。自社データを追加することで、完成度の高いスライドが短時間で完成します。
ChatGPTで資料作成を成功させる3つのコツ
ChatGPTを資料作成にうまく活用するためには、いくつかのポイントを意識する必要があります。以下に、特に重要な3点を紹介します。
1. 明確なプロンプトを用意する
漠然と「資料作って」と頼んでも、期待通りの出力は得られません。目的・対象読者・スライド数・取り上げる要素などをなるべく具体的に伝えることで、より正確なドラフトを得ることができます。
良い例：
「中途採用者向けの業務説明資料を10枚のスライドで作成したい。対象は未経験者。わかりやすく、視覚的な構成を意識して提案して。」
2. 段階的にやりとりして精度を上げる
一度で完璧な資料を出してもらうことは難しいです。まず構成案を作成→各スライドのポイントを指示→文章作成というように、段階的にプロンプトを与えることで、精度の高い資料に仕上がります。
3. 社内情報・過去資料を活かす
ChatGPTはあくまで一般知識に基づいて出力するため、自社特有の内容については学習していません。資料に深みを持たせるには、過去の資料や社内データを要約して読み込ませることで、カスタマイズの精度が上がります。
導入時の注意点と限界
生成AIを業務で利用する際には、いくつか注意すべきポイントもあります。
1. 事実確認の徹底
ChatGPTはもっともらしい文章を作るのが得意ですが、内容が必ずしも正確とは限りません。特に統計や専門的な情報は、出典元の確認や社内でのダブルチェックが必須です。
2. セキュリティリスクへの配慮
ChatGPTに入力したデータが外部に送信される可能性があるため、個人情報や機密情報を入力しない運用ルールを徹底する必要があります。企業向けのプライベート環境（ChatGPT TeamやEnterpriseなど）を使うのが安全です。
3. 教育・ガイドラインの整備
生成AIの使い方に慣れていない社員にとっては、「どう使えばいいか分からない」「生成された文章が使えるのか不安」といったハードルもあります。定期的な研修やプロンプトのテンプレート配布などが有効です。
まとめ：資料作成の未来は「人×AI」のハイブリッドへ
資料作成は、情報整理・構成設計・表現力が求められる、時間と手間のかかる業務です。ChatGPTのような生成AIを活用することで、これまで数時間かかっていた作業が、30分〜1時間程度で仕上がることも珍しくありません。
もちろん、AIが完全に人の仕事を代替するわけではありません。しかし、「構成を考える時間を減らす」「たたき台を素早く作る」「伝わりやすい表現を提案してもらう」といった形で、人のクリエイティビティを最大限に引き出すパートナーとして機能してくれる存在です。
今後は、業界や職種ごとに「AIとの最適な協業スタイル」を模索するフェーズに入っていくでしょう。まずは自分の業務で、どの場面ならAIに任せられるか？どこは人の判断が必要か？を見極めることが、活用の第一歩になります。
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