スタッフの勤務シフトを作成する業務――それは一見地味に思われがちですが、人員配置の最適化とスタッフの満足度向上を両立させる、極めて重要な業務です。しかし、希望のすり合わせや人員のバランス調整に追われ、担当者にとっては時間とストレスのかかるタスクでもあります。
そんな中、ChatGPTを活用したシフト作成の自動化が注目されています。この記事では、シフト作成業務における課題と、ChatGPTを使った効率化の実践方法について詳しく解説します。
シフト作成が抱える課題とは？
日々の業務を支える「シフト表」ですが、作成には以下のような悩みがつきものです：
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スタッフの希望を公平に反映させるのが難しい
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欠員が出た場合の対応が煩雑
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パターンが多すぎて管理が複雑
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Excel作業に多くの時間が取られる
このような負担を軽減し、柔軟かつ合理的なシフト作成を可能にするのが、AIツールChatGPTの導入です。
ChatGPTがシフト作成に活用できる理由
ChatGPTは、与えられた情報をもとに自然言語で出力するAIですが、実は「条件整理」と「ルールベースの出力」に強いため、複雑なシフトパターンの構築にも適しています。
1. 条件整理をサポート
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「Aさんは火曜と金曜が休み希望」
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「Bさんは週3回まで勤務可能」
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「1日あたり最低3人必要」
こうした人ごとの条件と全体のルールをテキストでまとめるだけで、ChatGPTはその内容を読み取り、ルールに合った仮のシフト案を出力できます。
2. 自動的に案を複数生成できる
「このシフト、もう少し公平感があるものに変えて」などとフィードバックを与えることで、複数のシナリオを素早く作成可能。試行錯誤がしやすくなります。
3. 出力形式も柔軟
テキストはもちろん、表形式（MarkdownやCSV）での出力も対応。必要に応じてExcelに貼り付けて活用できます。
ChatGPTで使えるプロンプト例
以下のような指示を出すことで、シフト作成を補助させることができます：
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「週5営業のカフェのシフトを作成してください。5名のスタッフがいて、それぞれの希望休と勤務可能時間帯は以下の通りです…」
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「1日3交代制で回す必要があります。スタッフの勤務可能時間を考慮して、1週間分のシフトを表形式で作成してください」
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「全員の勤務時間が平等になるようなシフト案を出してください」
ポイントは、前提条件を明確に提示すること。人名、日付、時間帯、希望休など、できるだけ具体的に与えると、現場に即した提案が得られます。
活用時の注意点と実践アドバイス
ChatGPTの活用にはコツもあります：
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最初にルールをしっかり伝える
「週○時間以内」「連勤は○日まで」など、会社ごとの運用ルールをしっかりプロンプトに含めましょう。 -
出力は人間の目でもチェック
AIは万能ではないため、最終確認は人間が行う前提で活用するのが理想です。 -
ExcelやGoogleスプレッドシートとの連携で実用性アップ
ChatGPTで作成した内容をそのまま表形式で出力し、既存のシートに貼り付けて使うことで、日常業務にも自然に取り入れられます。
まとめ：シフト作成の「悩み」をAIが引き受ける時代へ
人手不足の時代、限られたリソースで現場を回すためには、計画業務の効率化が欠かせません。ChatGPTは、条件整理から案の生成までをサポートし、業務のスピードと質を両立させる心強い味方です。
「今まで手作業でなんとなく作っていた」シフトも、これからはAIと一緒に論理的かつ効率的に作成する時代。現場の負担を減らしながら、スタッフの満足度も向上させる仕組みを、ChatGPTで実現してみませんか？
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